Cinq conseils pour faire que les réunions vidéo soient comme les réunions réelles

Pendant la pandémie, les réunions vidéo étaient une mesure d'urgence. Mais il n'est pas nécessaire de faire des concessions : les réunions vidéo peuvent être tout aussi efficaces que les réunions en personne. Voici quelques conseils pour que vos réunions à distance soient optimales.

septembre 16, 2021

1. Prenez soin des détails

Se présenter à une réunion vidéo avec l’air de sortir du lit ou avec une caméra qui ne montre que la moitié du visage met en évidence que les réunions vidéo ne sont pas « habituelles ». Ce que vous ne feriez pas dans une salle de réunion au travail, il est probable que ce ne soit pas approprié dans une réunion vidéo non plus. Veillez à :

  • Vous habiller avec des vêtements de travail chaque jour, au moins à partir de la taille, afin d’avoir l’air aussi poli que si vous étiez au bureau.
  • Trouver un endroit calme et sans distraction pour travailler, si possible.
  • Investir dans du matériel de qualité, tel qu’une caméra Web, un casque ou même une lampe, pour être impeccable à l’écran.

Prendre soin des détails indique que vous traitez les réunions vidéo comme des réunions en personne et donne à vos collègues et à vos supérieurs la certitude que vous pouvez être performant tout en travaillant à distance.

2. Réduisez les distractions

Il est facile de rester concentré dans une salle de réunion au bureau. Mais dans une réunion vidéo, vous devrez peut-être faire face à des bruits de fond, à des interruptions ou à des collègues qui jetteront un coup d’œil à votre chambre d’amis encombrée.

Une bonne plate-forme de réunions vidéo vous fournira des outils pour réduire ces distractions. La suppression du bruit de fond, l’ajout d’un arrière-plan virtuel et l’utilisation du bouton « muet » pour éviter les interruptions sont des éléments qui contribuent à créer une réunion professionnelle.

3. Écoutez tout le monde

Lors d’une réunion vidéo, les collègues les plus discrets passent plus facilement en arrière-plan que lors d’une réunion en personne. Les algorithmes des haut-parleurs actifs qui donnent la priorité à la vidéo et à l’audio de la personne qui parle peuvent faire en sorte que certaines personnes passent presque inaperçues pendant les réunions, surtout dans un grand groupe.

Si vous avez l’impression d’entendre toujours les mêmes personnes, prévoyez un temps de réunion où vous sollicitez spécifiquement les collègues plus discrets pour savoir s’ils ont des idées, des suggestions ou des questions. Si ce n’est pas le cas, passez à autre chose.

4. Soyez prêt

Si vous travaillez avec des collègues ou des responsables qui ne sont pas très habitués au travail à distance, il est essentiel que vous prépariez minutieusement les réunions vidéo, afin que tout se déroule le mieux possible et que personne n’ait l’impression de perdre du temps. Concentrez-vous particulièrement sur :

  • Arriver à l’heure à la réunion afin de pouvoir commencer rapidement et que les autres participants ne vous attendent pas.
  • Préparer un ordre du jour clair et détaillé afin de pouvoir travailler efficacement.
  • Préparer à l’avance toutes les ressources supplémentaires dont vous aurez besoin : ouvrir les documents ou les programmes à partir desquels vous allez partager l’écran, envoyer les liens pertinents à l’avance, etc.

5. Ayez un plan de secours

Parfois, les réunions vidéo tournent mal. Il vous faut donc un plan de secours. Il peut s’agir de services de secours en cas de problème avec votre plate-forme de réunion, ou d’autres options de participation, comme les appels téléphoniques, pour que vous et vos collègues puissiez continuer à participer en cas de panne du Wi-Fi ou de problème de réseau.

Êtes-vous prêt pour des réunions vidéo sans problème qui permettent d’établir un contact humain au travail, où que vous soyez ?

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