Cinq questions pour vous aider à trouver la solution de collaboration vidéo adaptée à vos besoins

Le travail hybride, flexible et à distance, est là pour de bon, et il vous faut donc une solution de collaboration vidéo adaptée à vos besoins aussi bien présents que futurs. Il reste essentiel de s’assurer que les solutions offrent une bonne qualité audio et vidéo, mais le nouveau monde du travail implique que d’autres considérations devraient également orienter votre décision. Voici cinq questions que vous devriez vous poser afin de vous aider à trouver la bonne plateforme de visioconférence pour votre organisation alors que vous passez au travail hybride. 

août 5, 2021

Combien de personnes devront utiliser la vidéo ?

De nombreux fournisseurs de solutions de collaboration vidéo basent les niveaux de licence non seulement sur les fonctionnalités dont vous avez besoin, mais également sur le nombre de licences que vous achèterez.

Si vous avez un grand nombre d’utilisateurs, réfléchissez à ce que sera l’expérience lorsque 20, 50 ou même plus de 100 participants rejoignent vos réunions. En outre, souvenez-vous également qu’un nombre plus élevé d’utilisateurs signifie une charge potentiellement plus importante pour votre service informatique. Veillez à vous renseigner sur le fonctionnement du back-end pour la solution que vous aurez choisie.

Où travailleront-ils ?

Que vous rameniez tout le monde au bureau dès que possible, que vous vous engagiez à faire du télétravail de façon permanente ou que vous adoptiez un modèle de travail hybride, prenez le temps de réfléchir à l’endroit depuis lequel vos employés travailleront. Il est essentiel que votre solution offre à tout le monde la même expérience lors de vos réunions, aussi bien en personne qu’à distance. Pour les personnes qui télétravaillent une partie du temps ou à plein temps, vous aurez besoin d’une solution fiable et cohérente qui fonctionne sur les ordinateurs portables et appareils mobiles que vos employés peuvent emporter partout où ils vont. Au bureau, cependant, vos besoins seront différents.

Aurez-vous besoin de salles de visioconférence ?

Si vous prévoyez un retour complet au bureau lorsque ce sera possible, vous devrez envisager la mise en place de salles de visioconférence. Les exigences en matière de distanciation sociale ont réduit l’attrait de plusieurs personnes pour les grandes salles de réunion, mais les espaces plus informels et moins grands, tels que les petites salles de réunion et de repos, peuvent également être d’excellents endroits pour utiliser la vidéo. Même si votre organisation a une culture de travail en personne, les restrictions persistantes en matière de voyages et l’augmentation du travail hybride en général signifient que vous aurez besoin de la vidéo pour communiquer avec vos partenaires, clients et autres contacts. Les salles de visioconférence au bureau permettent de collaborer de manière professionnelle et fiable.

Les besoins de tout le monde sont-ils les mêmes ?

Au-delà de ce que tout le monde travaille soit depuis la maison soit au bureau, vous pourrez avoir des besoins qui varient selon les secteurs de votre organisation. Par exemple, il vous faudra peut-être quelques licences pour les systèmes de salle au bureau afin que vos employés puissent se connecter à partir de là. Vos équipes chargées de la clientèle auront peut-être besoin de licences d’hôte complètes pour être en mesure de créer et d’organiser des réunions qui durent aussi longtemps qu’elles le souhaitent, et avec autant de participants que nécessaire. Pour d’autres secteurs de l’entreprise, des licences d’hôte plus basiques ou freemium pourraient suffire. Dans ce cas, vérifiez si la plateforme que vous avez choisie peut offrir en même temps des versions de types utilisateurs ou licences afin d’obtenir la solution la plus adaptée à vos besoins individuels.

Quelles sont leurs normes de sécurité et de fiabilité ?

De nombreuses personnes s’attendent tout simplement à ce que la solution de collaboration vidéo soit sécurisée et fiable. Bien que ces choses devraient aller de soi, il convient de réfléchir à la qualité de service attendue de votre plateforme de visioconférence. Si vous avez des obligations de sécurité et de conformité envers vos employés ou vos clients, cherchez une solution dotée d’une accréditation de sécurité externe. Au cas où une panne serait un désastre, choisissez une plateforme offrant un accord sur les niveaux de service (SLA) ou autre accord similaire. Posez des questions et évitez les prestataires qui ne donnent pas de réponses claires et transparentes.

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