Gestion des salles de réunion centralisé pour Condeco

À propos de Condeco

La société de gestion des espaces de travail Condeco fournit des solutions de planification de postes de travail et de réservation des salles de réunion. Elle aide ainsi les organisations à fournir les espaces de travail dont leurs employés ont besoin. Les solutions Condeco sont internationales, évolutives, sécurisées et fiables, et sont conçues pour accroître l’efficacité de tout espace de travail et améliorer la productivité des employés.

Pour Condeco, la solution StarLeaf permet :

8

bureaux mondiaux connectés à la vidéo

17

terminaux

>450

réunions par mois

18,000

minutes de réunions par mois

Défi

En tant qu’entreprise globale ayant pour mission d’aider ses clients à créer des lieux de travail plus productifs, Condeco comprend vraiment la valeur que les bons outils de collaboration peuvent apporter à une organisation. C’est pourquoi Condeco utilisait déjà la vidéoconférence dans ses propres salles de réunion réparties dans huit bureaux internationaux, ce qui lui a permis de réaliser des économies considérables sur le coût et le temps des déplacements professionnels. Mais alors que les avantages de la vidéo étaient évidents, sa solution existante a commencé à poser des problèmes aux utilisateurs et à l’équipe informatique.

La solution de visioconférence ne disposait pas d’une gestion centralisée des systèmes de salles de réunion, ce qui signifiait que la résolution des problèmes ou la mise à jour des systèmes de salles était très compliquée et lente pour Anoop Vadher (responsable de l’infrastructure informatique chez Condeco) et son équipe. Sans outil central, il devait se connecter individuellement à chaque système de la salle pour effectuer des modifications ; un processus qui prenait environ 20 minutes par système. Si un changement à l’échelle du système était nécessaire, ce processus complexe pouvait prendre des heures.

Plus tard, un autre problème est apparu. La gestion du back-end et les modifications apportées au réseau par le fournisseur ont entraîné des problèmes de fiabilité dans les salles de réunion de Condeco. « Fondamentalement, ils changeaient les adresses IP et nous n’étions pas informés. Cela a provoqué des interruptions de notre côté et a entraîné le dysfonctionnement de nos terminaux », explique Anoop. Ces changements ont entraîné des temps d’arrêt imprévus et ont laissé Condeco sans système de visioconférence dans les salles de réunion.

Solution

Au moment de renouveler le contrat, l’équipe Condeco a commencé à chercher un outil de collaboration plus robuste et plus facile à gérer pour ses salles de réunion équipées en vidéo. Il devait être plus fiable pour ses utilisateurs et plus facile à gérer pour l’équipe informatique.

Le nouvel outil de collaboration devait être doté de grandes fonctionnalités d’interopérabilité, car les employés de Condeco se réunissent fréquemment avec des clients et des partenaires qui utilisent d’autres outils de vidéoconférence, et ils ont besoin d’un moyen simple et intuitif de le faire. Ils voulaient également une solution qui puisse fonctionner avec leur matériel et leur infrastructure existants, plutôt qu’un remplacement coûteux et potentiellement inutile.

Nous sommes très, très impressionnés
Anoop Vadher, Responsable de l'infrastructure informatique de Condeco

Lors d’une démonstration, organisée dans le bureau de Condeco à Londres, l’équipe a tout de suite vu que StarLeaf était facile à utiliser et rapide à installer dans une salle de réunion. Comme le dit Anoop, « nous sommes très, très impressionnés ».

Le portail StarLeaf, un système de gestion central complet qui promettait de réduire le temps consacré à l’entretien des salles de réunion équipées de matériel vidéo, présentait un avantage particulier : « Vous avez un portail auquel il suffit de se connecter pour pouvoir voir tous les utilisateurs enregistrés sur StarLeaf, ainsi que tous les terminaux à travers le monde. Je sais lesquels sont actifs et lesquels sont inactifs, ce qui est formidable », déclare Anoop.

Condeco a également profité du fait que StarLeaf prend en charge l’enregistrement des terminaux H.323. Ils ont acheté quatre systèmes de salles de StarLeaf, mais dans la majorité des salles de réunion, ils ont enregistré leur terminaux Lifesize existants au cloud StarLeaf. Ainsi, l’équipe Condeco a pu préserver son investissement dans l’infrastructure tout en profitant des avantages de la plateforme StarLeaf. Ceux-ci incluant un portail centralisé, une sécurité inégalée et une garantie de disponibilité 99.999%, leader dans l’industrie.

Résultats

Condeco utilise StarLeaf dans ses salles de réunion depuis 2017, et cette solution a apporté d’énormes avantages aux utilisateurs et à l’équipe informatique. Elle contribue au bon déroulement des réunions et permet à Anoop et à son équipe de gagner beaucoup de temps. Et les employés de Condeco bénéficient de réunions vidéo fiables et sécurisées qui leur permettent de se connecter avec n’importe qui, n’importe où.

L’assistance de StarLeaf est excellente. Nous faisons appel à l’assistance technique et nous recevons des commentaires vraiment utiles en temps utile, et la plupart de nos cas sont résolus dans les 24 heures, ce qui est formidable.
Anoop Vadher, Responsable de l'infrastructure informatique de Condeco

Mais en fait, Anoop a très peu de nouvelles des utilisateurs, car ils rencontrent rarement des problèmes. Si un problème survient, il est généralement simple à résoudre pour son équipe, et sinon, « l’assistance de StarLeaf est excellente. Nous faisons appel à l’assistance technique et nous recevons des commentaires vraiment utiles en temps utile, et la plupart de nos cas sont résolus dans les 24 heures, ce qui est formidable ».

Le portail de StarLeaf a considérablement réduit le temps nécessaire aux équipes informatiques pour dépanner ou ajuster un terminal, passant d’environ 20 minutes pour chacun d’eux à « quelques clics ». En fait, Anoop et son équipe ne passent pratiquement plus de temps à s’occuper de StarLeaf. « Il s’agit en fait d’avoir un système que nous n’avons pas besoin de surveiller 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Pour être honnête, c’est un système que j’ai rarement à surveiller du tout. C’est quelque chose qui est mis en place, ça fonctionne, si ça ne fonctionne pas j’en suis rapidement informé. »

Le mélange de matériel – certains terminaux StarLeaf et Lifesize – fonctionne bien, même si Anoop dit que, le moment venu, il pense que Condeco acquerra plus de systèmes de salle fonctionnant avec StarLeaf. Et les utilisateurs tirent le meilleur parti de la grande interopérabilité de StarLeaf, avec de nombreux appels à des contacts qui utilisent d’autres fournisseurs ou plate-formes, en particulier Zoom.

StarLeaf a rendu la vie beaucoup plus facile à Anoop et à son équipe. Ils sont passés d’innombrables heures de travail à surveiller et réparer des systèmes de salles de vidéoconférence, pour bénéficier de notifications automatiques, de réparations en quelques clics et d’un excellent soutien technique : « Pour nous, c’est une solution à guichet unique. »

Condeco

Pour être honnête, c'est un système que j'ai rarement à surveiller. C'est quelque chose qui est mis en place, ça fonctionne, si ça ne fonctionne pas j'en suis rapidement informé.

Anoop Vadher
Responsable de l'infrastructure informatique de Condeco

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