One Voice Wales soutient les conseils locaux avec StarLeaf

À propos de One Voice Wales

One Voice Wales est l’organisme national représentant 735 conseils communautaires et municipaux au Wales, au Royaume-Uni. Il s’agit d’une organisation très importante pour les conseils, qui veille à ce que leurs besoins et leurs intérêts soient entendus, et qui fournit toute une gamme de services pour aider les conseils à travailler efficacement, notamment des conseils juridiques, des formations, des nouvelles et des mises à jour sur des questions les concernant.

Pour One Voice Wales, la solution de StarLeaf permet :

Un pic de plus de 32,000 minutes d'appels en octobre 2020

Jusqu'à 60 réunions par mois

Formation à distance dispensée aux conseils locaux

Défi

One Voice Wales s’efforce de soutenir les conseils municipaux et communautaires du pays de Galles. Ils offrent toute une gamme de services, notamment des formations pour aider les conseils locaux à fonctionner au mieux de leurs capacités.

Bien qu’ils n’aient pas eu recours à la vidéoconférence avant la pandémie de coronavirus, les membres de l’équipe One Voice Wales sont des habitués du travail à distance. Comme l’explique Paul R. Egan, directeur général adjoint et responsable des ressources, « je travaille à domicile depuis des années. J’utilise généralement les appels téléphoniques et les e-mails pour rester en contact avec mes collègues, et nous ne nous rencontrons qu’occasionnellement au bureau ».

C’est fiable, facile à utiliser et fonctionnel. Je pense que One Voice Wales utilisera StarLeaf à l’avenir.
Paul R. Egan, Directeur général adjoint et responsable des ressources de One Voice Wales

Lorsqu’il s’agissait de dispenser des formations, les employés de One Voice Wales se déplaçaient en voiture pour rencontrer les conseils locaux dans leurs propres bureaux. Ce système fonctionnait bien – les formateurs et les conseils appréciaient la facilité des sessions en personne – mais le personnel devait passer de longues heures sur la route, à se rendre dans des régions reculées partout au Pays de Galles.

Les rencontres en personne sont devenues impossibles en mars 2020, lorsque la première vague de la pandémie de coronavirus a atteint le Royaume-Uni. Bien que les formateurs de One Voice Wales ne puissent plus se déplacer ou se réunir en personne, la pandémie a également mis une pression énorme sur les conseils. Le soutien de One Voice Wales était plus que jamais nécessaire. Paul et son équipe ont commencé à chercher une solution.

Solution

La vidéoconférence semblait être la solution idéale pour aider les formateurs de One Voice Wales à soutenir les conseils en toute sécurité pendant la pandémie. Tout le monde pourrait participer dans le confort et la sécurité de son propre foyer. Paul a identifié les principales priorités d’un fournisseur de vidéoconférence. Le service devait être :

  • Facile à utiliser pour permettre aux participants qui n’ont pas beaucoup d’expérience ou de confiance dans la vidéo d’accéder facilement à la formation.
  • Sécurisé pour préserver la confidentialité des données des conseils et de One Voice Wales et aider tout le monde à satisfaire à ses obligations en matière de protection des données.
  • Fiable pour que la formation à distance ressemble autant que possible à la formation en personne et pour éviter les frustrations liées à la mauvaise qualité de l’audio et de la vidéo ou à l’interruption des appels.

La pandémie impliquait également que One Voice Wales avait besoin d’une solution qu’elle pouvait déployer pour le personnel à distance. Pour cette raison, il fallait rechercher un système de vidéoconférence fonctionnant sur les ordinateurs de bureau ou d’autres appareils dont le personnel disposait à domicile, et dont l’utilisation était intuitive afin que le personnel puisse commencer avec une orientation minimale.

Les recherches de Paul l’ont conduit à StarLeaf. Ce système répondait à ses exigences, et permettrait à l’équipe de reprendre la formation le plus rapidement possible.

Résultats

Avec StarLeaf, One Voice Wales continue à soutenir les conseils locaux à travers Wales tout au long de la pandémie en cours, tout en assurant la sécurité de tous. En octobre 2020, One Voice Wales a accumulé plus de 32 000 minutes d’appels, au cours de plus de 55 réunions.

Paul dit que les problèmes ont été minimes. Les membres du personnel et les conseillers qui auparavant ne faisaient pas confiance aux solutions informatiques se sont habitués à StarLeaf avec plaisir. StarLeaf a été un succès et s’est révélé un moyen fiable et efficace pour que les équipes dispensent la formation.

En fait, Paul a constaté que StarLeaf a changé la façon de travailler de One Voice Wales à long terme, même après la pandémie. Bien qu’il affirme que la vidéo ne remplacera jamais complètement les réunions et les séances en personne avec les conseils, lui et ses collègues apprécient vraiment de ne pas avoir à passer des heures en voiture pour se rendre aux séances des conseils et en revenir, ce qui leur permet de disposer de plus de temps et de réduire les frais de déplacement pour tous. « C’est fiable, facile à utiliser et fonctionnel. Je pense que One Voice Wales utilisera StarLeaf à l’avenir », déclare Paul, qui prédit que l’équipe combinera des séances en personne et des séances vidéo lorsque la pandémie de coronavirus sera passée, qu’elle se déplacera quand elle en aura besoin et qu’elle économisera beaucoup de temps et d’efforts lorsqu’elle ne le fera pas.

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